Bien gérer son système d’information représente un levier de performance pour une entreprise, quelle qu’en soit la taille et peu importe le secteur dans lequel il évolue. Cette opération lui permet de maîtriser aussi bien ses coûts que ses ressources et ses process, de prévenir les éventuelles défaillances, de garantir la continuité de son activité et d’améliorer sa productivité. Néanmoins, une gestion rigoureuse et adaptée est requise face à ces enjeux. Si vous êtes PME, notez que l’infogérance vous donne la possibilité de libérer tout le potentiel de votre entreprise.
Le principe de l’infogérance pour les PME
L’infogérance consiste à déléguer la gestion de votre infrastructure informatique à un prestataire spécialisé. L’intervention de ce dernier s’articule alors autour de sa gestion, son paramétrage, sa configuration, son entretien, sa maintenance, son développement et son optimisation. Elle porte sur l’ensemble de ses composants, dont les ressources matérielles et les ressources logicielles.
En clair, il met en place l’inventaire des ressources et en assure le suivi. Il standardise les différents postes, automatise les process, organise le parc, administre les serveurs et les équipements du réseau. Il lui revient également de mettre à jour le système d’information, de gérer les prestataires, d’instaurer une charte informatique, de sensibiliser tout le personnel à la cybersécurité, de mettre en place les mesures de prévention, etc.
Selon vos besoins ainsi que vos ressources internes, vous pouvez faire le choix d’une infogérance totale ou partielle. Vous avez également le choix entre l’infogérance sur site ou le cloud computing(infogérance à distance) selon votre localisation et la disponibilité du prestataire. Dans tous les cas, le principe de la gestion déléguée du système d’information est de vous décharger des contraintes liées à l’informatique. Vous confiez cette tâche d’envergure à des experts disposant du panel de compétences, d’outils et de moyens nécessaires pour assurer aussi bien la performance que la sécurité de votre infrastructure informatique.
Quels sont les avantages de l’infogérance pour votre entreprise ?
Bien qu’ayant un certain coût, l’infogérance est un atout pour les PME au vu des multiples avantages qu’elle présente. Son premier atout tient à la réduction des coûts dont elle peut faire profiter à votre structure. La gestion de votre parc informatique étant prise en charge par un prestataire chevronné, vous pouvez alléger les dépenses liées aux matériels, aux logiciels, à la maintenance, aux mises à jour, aux licences…
Vous pouvez en plus profiter d’un tarif à la demande ou forfaitaire selon le niveau d’intervention que vous désirez. De fait, vous évitez les frais cachés ainsi que les investissements inutiles. Elle garantit de surcroît une disponibilité 24 h / 24 et 7 j / 7 de vos systèmes, réduisant ainsi les temps d’arrêt qui peuvent induire de lourds impacts financiers.
Par ailleurs, le prestataire vous donne accès aux dernières innovations technologiques, ce qui vous permet d’être plus compétitif et de vous inscrire dans l’air du temps. Vous pouvez aussi bénéficier de solutions cloud vous permettant de tirer parti de votre système d’information depuis n’importe quel appareil et sans contraintes géographiques. Vos collaborateurs peuvent ainsi gagner en mobilité, autant qu’en flexibilité. Nous pouvons ajouter à tous ces avantages l’amélioration de la productivité.
La gestion externalisée de votre infrastructure informatique vous permet de placer au rang des priorités vos missions stratégiques et, donc, votre cœur de métier. Vous n’avez plus à vous préoccuper des pannes, des problèmes techniques, des logiciels malveillants… Vous disposez ainsi d’une importante marge de manœuvre pour permettre à votre PME d’atteindre son plein potentiel et de tirer son épingle du jeu dans un environnement extrêmement concurrentiel. Vous bénéficiez également d’un système d’information performant, fiable et adapté à vos besoins.
L’infogérance offre en outre une certaine garantie en termes de sécurité, avec des mises à jour régulières et une surveillance constante des menaces. On note également la sauvegarde et la restauration de vos données dans l’éventualité d’un sinistre. Ainsi, vous gagnez aussi bien en conformité et en sérénité.
Les services d’infogérance proposés
Dans le but de s’adapter aux besoins de votre PME, une société d’infogérance propose un large panel de prestations. On note en premier lieu la gestion de votre parc informatique. Le prestataire gère tout votre matériel et tous vos logiciels tout en assurant la maintenance corrective, préventive, évolutive…, de même que les mises à jour, le remplacement… Pour ce qui est de l’infogérance des applications, la société spécialisée gère les logiciels applicatifs que vous utilisez dans son cadre. Il prend en charge leur installation, leur configuration, leur mise à jour, mais aussi leur sauvegarde.
L‘infogérance du réseau consiste quant à elle en la gestion de votre réseau informatique et les services associés par le prestataire. Ce dernier en garantit la surveillance, l’optimisation et la sécurisation. La même société est également à même de gérer l’ensemble de vos solutions cloud et les applications accessibles via le cloud. Il en assure la migration, la configuration, la supervision. Dans tous les cas, il vous fournit en plus un support technique et une assistance de qualité sur site ou à distance. Le prestataire peut aussi former les équipes concernées. L’infogérance proposée par cette société peut se faire sur site ou à distance.
Infogérance sur site : en quoi ça consiste ?
L’équipe chargée de la gestion de votre système d’information travaillera directement au sein de votre local. Cela vous permet ainsi de prolonger votre personnel interne. L’intervention de cette équipe peut être ponctuelle ou régulière selon les besoins de votre PME. L’infogérance sur site présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Elle vous permet de conserver votre parc informatique interne et de bénéficier d’une gestion personnalisée de cette dernière. De plus, elle vous fait profiter d’un système d’information aussi sécurisé que performant. Les solutions proposées dans son cadre sont évolutives et souples. Notez également que vous ne risquez pas de dépendre du prestataire.
Qu’en est-il de l’infogérance à distance ?
On parle en l’occurrence de cloud computing. Il est question de migrer l’ensemble ou une partie de votre système informatique vers des infrastructures gérées par la société d’infogérance. Cela permet à cette dernière d’assurer sa gestion, sa supervision et sa maintenance. L’atout majeur de cette solution est qu’elle est financièrement intéressante puisque les infrastructures réalisées par le prestataire sont mutualisées. Elle est aussi synonyme de :
- déploiement instantané sans intervention humaine,
- automatisation des opérations chronophages et répétitives,
- reporting et inventaire complet du système d’information,
- assistance permanente ou ponctuelle,
- suivi pérenne des sauvegardes, etc.
Et puisque la gestion se fait à distance, vos collaborateurs ne risquent pas d’être perturbés durant leurs heures de travail.
PME : comment trouver le bon prestataire ?
L’externalisation du système d’information d’une PME est une décision cruciale qui nécessite de choisir le bon prestataire. Vous pouvez miser sur le bouche-à-oreille pour le trouver : il s’agit de vous faire recommander par vos contacts. Le plus souvent, les sociétés travaillant sur les recommandations sont les plus compétentes. Veuillez ensuite faire des recherches sur internet en passant notamment par les sites de mise en relation, les médias sociaux et les annuaires spécialisés.
Pour choisir la bonne société, vous devez retenir un certain nombre de critères parmi lesquels la proximité est à ne surtout pas négliger. Il est préférable de traiter avec un prestataire établi dans votre ville ou votre région afin de faciliter et fluidifier les échanges ainsi que les interventions. Il convient ensuite de vérifier aussi bien sa disponibilité que sa réactivité et ses délais d’intervention. N’oubliez pas de vous renseigner amplement sur ses certifications et de vérifier ses références.
Le but est de vous assurer de son niveau d’expertise, de la qualité de ses services et des différentes technologies qu’il maîtrise et qu’il propose. Le prochain point à vérifier est la confiance. Autrement dit, vous devez vous assurer que la société d’infogérance est à même de s’aligner sur vos besoins, vos attentes et vos contraintes, tant réglementaires que budgétaires. Pensez également à vérifier les garanties et les assurances qu’il offre, sans oublier la flexibilité de ses prestations.
Conseils pour tirer le meilleur parti de votre système d’information
Une fois que vous aurez trouvé le bon prestataire, il est essentiel de maximiser l’avantage de l’infogérance. Pensez à profiter de l’intervention du prestataire pour communiquer régulièrement avec celui-ci et de lui poser toutes les questions que vous voulez pour assurer une collaboration efficace. Il est aussi conseillé d’impliquer le plus possible votre équipe interne dans la gestion de vos systèmes. Le but est bien entendu de garantir une transition en douceur et de réduire votre dépendance à l’égard du prestataire. Par ailleurs, vous devez veiller à ce que vos objectifs en termes de performances, de sécurité et de disponibilité soient bien définis et mesurés. Exploitez au maximum les données et les rapports fournis par la société d’infogérance pour prendre des décisions éclairées et assurer la pérennité de votre système d’information.
D’autres astuces pour libérer le potentiel de votre PME
Au-delà de l’infogérance, il existe d’autres leviers que vous pourrez activer pour permettre à votre PME d’atteindre son plein potentiel. On compte parmi celles-ci la formation du personnel concerné par la gestion de votre parc informatique. Elle leur permet de monter en compétences, d’exploiter pleinement votre système d’information et d’être toujours au fait des nouvelles tendances en matière d’informatique. Il est aussi conseillé de le sensibiliser en permanence afin d’en faire un pare-feu humain sans faille. Ensuite, vous aurez tout à gagner à adopter une approche agile. Celle-ci donne à votre PME la possibilité de s’adapter en toute simplicité aux changements rapides de votre marché. Veuillez par ailleurs tirer le meilleur parti des données pour vous améliorer, pour vous innover et pour prendre des décisions éclairées. Il est également recommandé d’être ouvert à l’innovation et explorer les nouvelles technologies qui pourraient améliorer votre efficacité opérationnelle.
