Objectifs
- Choisir un logiciel de gestion de la formation adapté.
- Organiser la gestion documentaire avec Microsoft 365.
- Utiliser Teams, SharePoint, Forms et la signature électronique de manière opérationnelle.
- Automatiser des tâches répétitives pour améliorer l'efficacité.
Public visé
Formateurs, responsables de formation, et personnels administratifs des organismes de formation.
Prérequis
Connaissance de base en informatique et utilisation des outils bureautiques.
Contenu
Jour 1 — Choisir et structurer
Matin
- Introduction aux besoins d'un organisme de formation.
- Critères de choix d'un logiciel de gestion de la formation : Fonctionnalités, simplicité, conformité, suivi administratif, partage documentaire.
- Comparaison pratique des usages de Qualiobee et Digiforma selon les besoins.
- Définition d'un processus simple de gestion de la formation.
Après-midi
- Prise en main des bases de Microsoft 365. Accéder aux différents outils, les outils bureautiques online (avantages et inconvénients). Se repérer dans OneDrive.
- Utilisation de Teams pour communiquer et organiser les échanges. Participer/créer et administrer une réunion.
- Utilisation de SharePoint pour centraliser et classer les documents.
- Mise en place d'une arborescence simple pour les dossiers de formation.
Jour 2 — Automatiser et gagner du temps
Matin
- Utilisation des signatures électroniques dans le circuit de validation.
- Création et utilisation de questionnaires Forms pour recueillir les besoins, évaluations et retours.
- Bonnes pratiques pour relier Forms, Teams et SharePoint dans un usage quotidien.
Après-midi
- Automatisation des documents : modèles, remplissage semi-automatique, génération de documents types.
- Mise en pratique sur un cas concret de gestion de formation.
- Synthèse des bonnes pratiques et plan d'action individuel.
Moyens pédagogiques
Utilisation de logiciels de gestion de formation, Microsoft 365, et outils de communication en ligne. L'équipe pédagogique est composée d'experts en gestion de la formation et en outils numériques, avec une expérience avérée dans l'optimisation des processus administratifs.
Modalités d'évaluation
Évaluation continue par des exercices pratiques et un projet final. Suivi des progrès via des questionnaires et des retours d'expérience.
Modalités de sanction
Attestation de participation délivrée à la fin de la formation.
Délai d'accès
2 semaines
Accessibilité aux personnes en situation de handicap
Formation accessible aux personnes en situation de handicap avec adaptations possibles sur demande.
Référent pédagogique
Etienne Grange - formation@gobitwin.com
Référent handicap
Etienne Grange - formation@gobitwin.com