La transformation numérique est décrite comme une étape incontournable pour assurer le succès d’une entreprise. De nombreuses entreprises ont ainsi entamé un processus de dématérialisation. Toutefois, cette étape est loin d’être facile. Plusieurs enjeux sont à considérer dans le cadre de la transition numérique. De plus, la transformation numérique concerne différents éléments, d’où l’importance de bien se préparer. Les pertes de données figurent parmi les risques encourus. Si vous voulez entamer une transition numérique, trouvez ici tout ce qu’il faut savoir.
Pourquoi dématérialiser la plupart de vos documents ?
Toute entreprise doit gérer une quantité importante de documents au quotidien. Grâce à l’avènement du numérique, la numérisation est devenue incontournable. En effet, les documents peuvent prendre différents formats et conviennent aux process de traitement, d’envoi et de stockage des documents. Quelles que soient la taille de l’entreprise et ses activités, adopter un logiciel GED en entreprise est une véritable nécessité.
De plus, la législation actuelle instaure régulièrement des règles à suivre sur le sujet. De nouvelles normes sur la conservation des documents, la dématérialisation des factures ou encore la protection des données sont désormais obligatoires. Elles permettent de maîtriser toutes les étapes du cycle de vie d’un document, notamment grâce à l’utilisation d’un logiciel GED (Gestion Électronique des Documents). Il facilite le traitement des documents, améliore la productivité des équipes et aide à gagner du temps au quotidien grâce à l’automatisation des tâches répétitives.
Par ailleurs, il faut entamer la dématérialisation pour répondre aux normes et aux réglementations en vigueur. En effet, à partir de 2024, toutes les entreprises doivent être en mesure de dresser des factures au format électronique. Enfin, la dématérialisation des documents joue aussi un rôle essentiel dans la protection de l’environnement. En effet, la réduction de l’utilisation des papiers permet d’adopter des démarches plus écologiques.
Comment vous assurer d’effectuer cette transition de la meilleure des manières ?
Pour que la dématérialisation se déroule de la meilleure manière, vous devez choisir un logiciel performant. Dès le début du projet, vous devez discuter de vos besoins avec le professionnel pour avoir un logiciel adapté.
Ensuite, assurez-vous d’inclure vos collaborateurs dans le process. Leur engagement est nécessaire pour assurer la réussite de la dématérialisation. Pour les encourager, vous devez présenter le changement comme une opportunité et non une obligation. C’est le meilleur moyen pour susciter leur intérêt.
Par ailleurs, faites-vous accompagner par un expert. Pour assurer la réussite de votre projet, commencez par établir un plan précis. Pensez à toutes les étapes à suivre, de l’organisation des équipes à la logistique en passant par les différentes formations. Anticipez les éventuelles difficultés et pensez aux solutions possibles pour résoudre ces problèmes.
Enfin, n’hésitez pas à faire appel à un prestataire de service pour piloter votre projet dans les meilleures conditions. Il saura respecter votre budget et concevoir une solution personnalisée selon vos besoins.
Pourquoi devrez-vous choisir un logiciel GED pour assurer cette mission ?
Le logiciel GED ou Gestion Électronique des Documents couvre tous les besoins des entreprises dans le processus de dématérialisation. Il englobe toutes les étapes, que ce soit pour traiter, créer, stocker, organiser ou gérer vos documents.
L’utilisation d’un tel outil vous permet de gagner du temps dans la réalisation de vos tâches quotidiennes. Avec un logiciel GED, les différentes tâches sont automatisées. Le traitement des documents est accéléré. Toute l’équipe peut travailler en harmonie, malgré la distance.
Par ailleurs, vous faites des économies, car la numérisation permet de réduire la quantité de papier utilisée. De plus, le temps de traitement des documents diminue le coût de gestion des différents process, que ce soit pour l’émission de factures fournisseurs ou clients.
En contrôlant et en facilitant l’accès aux documents de l’entreprise, vous favorisez les échanges d’informations et la communication entre vos équipes. Vous pouvez adopter la protection des données de différentes manières, avec l’accès en lecture seule ou encore l’utilisation de mots de passe pour verrouiller les contenus.
Par ailleurs, vous contrôlez toutes les données de l’entreprise. Les différents documents en lien avec les différentes activités de votre entreprise sont centralisés dans un seul et unique système.
L’utilisation d’un tel logiciel vous aide aussi à respecter la législation en vigueur. Vous devez choisir un logiciel GED qui vous permet de maîtriser la gestion documentaire qui suit la norme ISO 9001. C’est l’assurance d’entamer ces démarches dans le respect des lois en vigueur.
De plus, en adoptant un logiciel de numérisation qualitatif, vous améliorez l’image de votre entreprise. En effet, vous vous présenterez comme une entreprise écoresponsable. Il s’agit d’un critère bien vu par les clients et les partenaires potentiels. Vous devenez une entreprise dynamique et à la page.
Quels seront les multiples avantages de cette transition numérique ?
La transition numérique est un enjeu de taille pour les entreprises. Même si elle implique un changement majeur, elle présente plusieurs avantages pour toute la structure. D’abord, la numérisation permet de réaliser des services personnalisés, répondant aux besoins spécifiques des entreprises. La plupart des prestataires proposent désormais de personnaliser les logiciels selon les besoins de leurs clients.
Ensuite, grâce à leur praticité, ces logiciels permettent de réaliser les changements assez rapidement. L’automatisation permet d’avoir plus de contrôle sur différents points sans alourdir les tâches. En effet, les mises à jour, le contrôle d’accès ou encore la désactivation et la réactivation des logiciels se font plus facilement.
Par ailleurs, la transformation numérique permet d’avoir un outil numérique flexible et fluide sur lequel centrer vos activités. La transformation numérique va améliorer l’efficacité de votre équipe. Elle permet de consolider les processus manuels et de devenir plus rapide et efficace dans la réalisation des différentes tâches.
Enfin, vous faites des économies sur le long terme étant donné que les dépenses liées à l’utilisation de documents papier sont réduites ou supprimées. Vous vous déchargez de plusieurs charges fixes comme l’achat et l’entretien des imprimantes et des photocopieurs, des consommables informatiques (papier, encre…). Bien entendu, le logiciel et l’achat du matériel informatique adapté représentent un investissement important. Toutefois, leur coût est vite rentabilisé et n’est pas permanent.
