Documents administratifs, états financiers, fiches clients, contrats de prestation s’accumuleront dans votre base de données au fil du temps. Chacun peut être utile pour vos tâches quotidiennes. Aussi, il est important de les protéger et les sauvegarder. Pour ce faire, vous pouvez définir un plan de sauvegarde informatique. Il facilitera le processus pour l’ensemble de vos collaborateurs.
Qu’est-ce qu’une politique de sauvegarde ?
En informatique, la sauvegarde désigne le processus par lequel vous sécurisez les données de votre système d’information. On utilise le terme « backup » en anglais.
Elle comprend deux opérations. L’enregistrement des données dans un premier temps, suivi d’une duplication. En général, cette dernière est réalisée sur un autre support en dehors de votre parc informatique. Il peut se trouver dans votre local ou à l’extérieur. Parfois en ligne grâce au Cloud Computing.
Sauvegarder vos données vous permettra de les restaurer facilement et rapidement en cas de perte, quelle qu’en soit la raison (vol du support de stockage, défaillance matérielle, acte de piratage, incendie, erreur de manipulation…).
Le plan de sauvegarde informatique définit la politique à suivre pour réaliser cette opération d’archivage. Il précise :
- La nature des données à sauvegarder ;
- Leur emplacement ;
- La fréquence de la sauvegarde ;
- La date et l’heure de l’opération ;
- Les personnes qui en ont la charge.
Cette politique de sauvegarde garantit la continuité de votre activité en cas de perte ou de vol de données. Elle contribue également à protéger votre image de marque auprès de vos partenaires et clients.
Comment gérer ses sauvegardes ?
Vous vous demandez comment sécuriser les données de votre entreprise ? Privilégiez la sauvegarde ! La méthode 3-2-1 est alors fortement conseillée. Elle repose sur trois techniques qui consistent à :
- Réaliser trois copies de chaque fichier : concrètement, cela signifie que vous détenez un original et deux copies ;
- Sélectionner deux supports différents pour la sauvegarde : ils doivent être de nature et de marque différentes ;
- Ajouter un support hors site : cette technique vous épargne d’une perte totale de vos données si un incident se produit dans les locaux de votre entreprise. L’archivage hors site peut par exemple se faire par le Cloud.
Une sauvegarde manuelle est possible. Vous pouvez également utiliser un logiciel de sauvegarde. Celui-ci vous assiste à l’occasion d’un transfert de vos données d’un support à un autre. Il peut également vous aider pour une restauration rapide et complète de votre base de données.
La plupart des logiciels de sauvegarde proposés sur le marché intègrent un système de sécurité qui protège vos données des cyberattaques.
Bien entendu, les logiciels antimalwares ne sont pas toujours efficaces. Mais au moins, en cas de piratage, vous avez une copie des données dans d’autres supports. Dans ce cas, vous êtes tenu d’informer la CNIL des risques encourus au vu des données compromises.
Mettre en place un plan de sauvegarde des données informatiques
Le plan de sauvegarde informatique est un processus qui se subdivise en plusieurs étapes. Les données à sauvegarder, le support utilisé et la procédure à suivre doivent être définis clairement en amont.
Sélectionner les données à stocker
Il n’est pas forcément nécessaire de sauvegarder l’ensemble des fichiers que vous créez au quotidien. Faites un tri pour ne garder que ceux qui vous sont utiles ou ceux qui ne sont pas récupérables en cas de perte. Vous évitez ainsi d’encombrer votre disque de stockage.
Choisir les supports
Plusieurs solutions de stockage s’offrent à vous pour la sauvegarde de vos fichiers informatiques. Vous avez :
- Le disque dur interne ;
- Les disques durs externes ;
- La bande magnétique ;
- Les CD-ROM et DVD-ROM ;
- Les clés USB ;
- Les serveurs NAS ;
- Le Cloud computing ;
- Les serveurs externes.
Choisissez un support dont la capacité de stockage est adaptée à vos besoins. Tenez également compte de sa durée de vie. Les supports tels que le CD-ROM ou le DVD-ROM peuvent par exemple montrer des signes d’usure avec le temps.
Pensez à les vérifier régulièrement pour vous assurer qu’aucune défaillance n’affecte votre support et ses contenus.
Définir la procédure de sauvegarde
La sauvegarde des données en entreprise peut se faire de différentes manières :
- La sauvegarde complète qui consiste à faire une copie de l’ensemble de vos données ;
- La sauvegarde incrémentielle ou incrémentale qui permet de copier uniquement les fichiers modifiés ou nouvellement créés depuis votre dernière sauvegarde ;
- La sauvegarde différentielle avec laquelle vous réalisez une copie complète des fichiers qui ont été modifiés ou créés depuis la date de votre dernière sauvegarde complète.
Une fois le système sélectionné, il suffit de planifier la sauvegarde de manière à la réaliser régulièrement.
Veillez à déconnecter votre support du réseau et du poste de travail après chaque sauvegarde. Ce geste limite les risques de perte de données. En effet, les pirates informatiques peuvent toujours y accéder s’ils restent connectés au poste de travail et au réseau informatique.
De même, n’hésitez pas à mettre en place un système pour les sécuriser : un mot de passe sur votre ordinateur par exemple, ou le chiffrement des données sur le Cloud.
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